COMUNICADO ZETHOS SPED FISCAL

As empresas começaram a ser obrigadas a declarar o SPED a partir de janeiro de 2.009.  Não todas - na verdade, o que aconteceu foi que a União e os Estados selecionaram inicialmente cerca de 30.000 contribuintes, em função do ramo de atividade.

Com o passar do tempo, esse número foi aumentando, através da publicação de listas pela unidades federativas contendo os dados das empresas obrigadas à entrega.

O ideal é que você pesquise junto à Secretaria da Fazenda de seu estado se sua empresa está ou não inclusa naquelas obrigadas à entrega.
Sua empresa pode, de forma irretratável, entregar o SPED Fiscal mesmo sem estar constando da lista dos obrigados. Feito isso, fica obrigada a partir da primeira entrega.

Abaixo o link para consulta dos contribuintes obrigados  no estado de Minas Gerais:

1. Lista dos contribuintes obrigados a partir de 2.009 até 2.011 (lá você encontrará a data de início da obrigatoriedade)
http://www5.fazenda.mg.gov.br/spedfiscal/files/Lista_obrigados_EFD_2009_2010_2011(2011_02_10).pdf

2. Lista dos obrigados a partir de janeiro/2.012
http://www5.fazenda.mg.gov.br/spedfiscal/files/Lista_de_Obrigados_a_EFD-MG-2012.pdf

Se você precisa de informações de outros estados, pesquise:
http://www.robertodiasduarte.com.br/obrigatoriedade/obrigatoriedade-sped-fiscal/

A transmissão do arquivo digital relativo à Escrituração Fiscal Digital será realizada até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração, ou seja, o arquivo referente ao mês de janeiro deve ser entregue até o dia 15 de fevereiro do mesmo ano.

Excepcionalmente, para o ano de 2.011 várias unidades federativas prorrogaram o prazo de entrega.

No caso de Minas Gerais, o prazo está no Decreto 45.640 de 12.07.2011, disponível no seguinte link.
http://www.fazenda.mg.gov.br/empresas/legislacao_tributaria/decretos/2011/d45640_2011.htm

O Contribuinte obrigado à entrega do SPED pode ser dispensado da entrega do SINTEGRA a critério de cada unidade confederada.

No caso de Minas Gerais, a entrega do SINTEGRA somente fica dispensada a partir do momento que o contribuinte entrega o arquivo do SPED Fiscal.

- Movimentos fiscais de Entrada
- Movimentos Fiscais de Saída
- Apuração de Impostos (IPI e ICMS)
- Inventário
- Cadastro de Itens
- Cadastro de clientes e fornecedores
- Informações do CIAP

O lay out (nível de detalhamento e formato das informações) é definido pelo governo e tem informações diferentes, dependendo do ramo de atividade da empresa.

A princípio sempre se pensa que as informações do SPED são geradas na contabilidade... Mas isso não é verdade - as informações são geradas na própria empresa Vamos ver como:

Veja no quadro vermelho, que toda a origem da informação está na sua empresa

Além disso, é importante lembrar que o SPED - Sistema Público de Escrituração Digital é composto por várias declarações e registros, que têm ligação e permitem a conferencia das informações de forma quase que instantânea pelo fisco.

Como exemplo podemos citar outros documentos e declarações que fazem parte do projeto:

1. NF-e - Nota Fiscal Eletrônica
2. CT-e - Conhecimento de Transporte Eletrônico
3. EFD - SPED Fiscal
4. ECD - SPED Contábil

Entre outros....

Seu sistema de gestão deve ser utilizado com foco em gerar informações consistentes e ele está preparado para isso. Basta prestar atenção em alguns pontos. Veja abaixo.

Em função disso, podemos afirmar que o SPED Fiscal não é de responsabilidade somente do departamento fiscal mas de toda empresa.

Departamento de Compras: No departamento de compras é que se inicia o processo das notas fiscais de entrada. Em função disso é fundamental:

1. Correto cadastro de fornecedores
1. Como o SPED solicita os dados cadastrais dos fornecedores, é fundamental que os mesmos estejam corretos e completos.
2. Com base nas informações do cadastro é possível parametrizar os impostos de forma automática, o que evita erros e agiliza o processo. 
2. Correto cadastro de itens
1. Como o SPED solicita os dados cadastrais dos itens, é fundamental que os mesmos estejam corretos e completos.
2. Inserir informações fiscais dos itens com revisão do setor fiscal para evitar retrabalho
3. Com base nas informações do cadastro é possível parametrizar os impostos de forma automática, o que evita erros e agiliza o processo. 
3. A correta definição do destino da compra no momento da solicitação pois isso implica nos seguinte pontos:
1. Correto cálculo do custo do bem e serviço e em função disso, informações de inventário corretas
2. Correta apropriação dos impostos a recuperar que possibilita o acompanhamento da apuração de impostos de forma imediata
3. Correto cálculo do custo real da compra para avaliação do melhor fornecedor.
4. Gestão mais efetiva dos impostos
4. Acompanhamento sistemático da correção dessas informações no momento do cadastro do pedido de compra para uma gestão mais efetiva:
1. Correta parametrização do sistema  para busca automática dos impostos em função da destinação das compras.
2. Manutenção para o cadastramento de novas situações sempre que ocorrerem
3. Gestão efetiva de compras com base nos relatórios e informações disponíveis no sistema.

Departamento de Estoque: O departamento de estoque é responsável pela entrada no SAP das notas fiscais de entrada. Em função disso é fundamental:

1. Correto cadastro de fornecedores
1. Conferencia do cadastro do fornecedor no momento da inclusão da nota fiscal de entrada
2. Conferencia da nota fiscal de entrada com o pedido de compras, nos seguintes pontos:
1. Física dos itens: totais e descrição da nota,  idênticos aos itens físicos
2. Tributação: conferencia dos totais dos impostos e dos impostos por linha
3. Custos: verificação dos custos dos itens
4. Destinação: se a destinação está correta com base no CFOP e no CST apostos nas linhas da nota fiscal
5. Condições de pagamento constantes da nota fiscal
6. Validade da nota fiscal eletrônica, através de consulta no site.
3. Acompanhamento sistemático da correção dessas informações do estoque, sempre imputando no sistema, tudo o que ocorrer no dia a dia da empresa
1. Contagens físicas sistemáticas
2. Definição de responsável pelo estoque
3. Identificação dos pontos que podem estar gerando distorção no controle de estoque e ajuste dos mesmos
4. Gestão de estoque, com base nos relatórios de estoque e de movimentação disponíveis no sistema.

Departamento de Produção: O departamento de produção é responsável pela movimentação do estoque no SAP nos pontos referentes à produção: saída de insumos e entrada de produtos acabados. Em função disso é fundamental:

1. Ordens de produção
1. Geração no momento em que se startar o processo produtivo
2. Acompanhamento
3. Apontamento da produção no momento da entrada do produto acabado
4. Apontamento dos insumos de produção gastos ao longo do processo
5. Gestão das ordens de produção com base nos relatórios constantes do sistema.

Departamento de Vendas: No departamento de vendas é que se inicia o processo das notas fiscais de saída. Em função disso é fundamental:

1. Correto cadastro de clientes:
1. Como o SPED solicita os dados cadastrais dos fornecedores, é fundamental que os mesmos estejam corretos e completos.
2. Com base nas informações do cadastro é possível parametrizar os impostos de forma automática, o que evita erros e agiliza o processo. 
2. Correto cadastro de itens
1. Como o SPED solicita os dados cadastrais dos itens, é fundamental que os mesmos estejam corretos e completos.
2. Inserir informações fiscais dos itens com revisão do setor fiscal para evitar retrabalho
3. Com base nas informações do cadastro é possível parametrizar os impostos de forma automática, o que evita erros e agiliza o processo. 
3. A correta definição da situação da venda no momento da cotação/pedido pois isso implica nos seguinte pontos:
1. Correta apropriação dos impostos a pagar que possibilita o acompanhamento da apuração de impostos de forma imediata
2. Data de entrega combinada com o cliente que possibilita gestão de estoque mais acertiva
4. Acompanhamento sistemático da correção dessas informações no momento do cadastro da cotação/pedido de vendas para uma gestão mais efetiva:
1. Correta parametrização do sistema  para busca automática dos impostos em função da situação das vendas
2. Manutenção para o cadastramento de novas situações sempre que ocorrerem
3. Gestão efetiva do vendas, com base nos relatórios de acompanhamento de vendas e de movimentação disponíveis no sistema

Departamento de Faturamento: O departamento de faturamento é responsável pela emissão das notas fiscais da empresa, sejam elas de saída, devoluções, serviços ou entradas, quando for o caso. Em função disso é fundamental:

1. Correto cadastro de clientes
1. Conferencia do cadastro do cliente no momento da inclusão da nota fiscal de saída
2. Conferencia da nota saída com o pedido de vendas, nos seguintes pontos:
1. Quantidade dos itens: totais e descrição da nota,  idênticos ao pedido de vendas
2. Tributação: validação do impostos constantes da nota fiscal
3. Destinação: se a destinação está correta com base no CFOP e no CST apostos nas linhas da nota fiscal
4. Condições de pagamento constantes da nota fiscal
5. Validação da nota fiscal eletrônica. No caso de inconsistências, ajustar sempre a origem do problema, que na maioria das vezes está nos cadastros
3. Conferencia dos relatórios de vendas para validação da qualidade dos mesmos

Departamento de Financeiro: O departamento financeiro é o responsável pelo controle financeiro - contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, gestão de financiamentos e aplicações. Suas informações, na sua maior parte, são geradas pelas notas fiscais de entrada e saída. Em função disso é fundamental:

1. Geração de provisões de despesas recorrentes com base nos lançamentos periódicos
2. Conferencia e manutenção de:
1. Contas a pagar
2. Contas a receber
3. Conciliação bancária
4. Saldos bancários
5. Relatórios financeiros
6. Relatórios contábeis

No momento da implantação do SAP

1. Por parte de sua empresa:
1. É fundamental que sua empresa detenha o conhecimento dos pontos tratados acima para que a parametrização ocorra de forma correta
2. Acompanhamento dos resultados dos lançamentos durante a implantação, validando o processo
3. Apoio da contabilidade para validação do processo de parametrização contábil e fiscal
4. Apontamento pelo Líder interno do projeto, nos relatórios de visita e reuniões de validação,  de falta de parametrização / dúvidas não sanadas na capacitação
2.  Por parte da Zethos
1. Correta parametrização do sistema  para a busca automática dos impostos em função da destinação das compras.
2. Capacitação na checagem das informações e forma de seleção dos parâmetros cadastrados.
3. Capacitação nos processos e relatórios do SAP
4. Apontamento pelo Líder de Projetos dos pontos não validados / com falha de parametrização e de tarefas não executadas, nos relatórios de visitas e reuniões de validação.

 
Após o inicio da produção

1. Por parte de sua empresa:
1. É fundamental que sua empresa detenha o conhecimento dos pontos tratados acima para que a parametrização ocorra de forma correta
2. Acompanhamento dos resultados dos lançamentos no dia a dia, revisando e apontando aos usuários a correta utilização do sistema
3. Conferência sistemática de saldos apontados pelo sistema através dos relatórios disponíveis de saldos e pesquisa de movimentações
4. Apoio da contabilidade para validação do processo de validação contábil e fiscal
5. Manutenção do conhecimento da equipe sobre a utilização do sistema e dos resultados esperados
2.  Por parte da Zethos
1. Inserção de novas parametrizações e impostos que surgirem após o processo de implantação, com base no atendimento de chamados referentes a esses pontos.
2. Apoio na utilização do sistema através do atendimento de chamados que forem abertos referentes às dúvidas de utilização